Zodra je loon uitbetaalt, ontstaat een vaste maandelijkse verplichting: de aangifte loonheffingen. Dat is meer dan een bedrag overmaken, want je bent inhoudingsplichtig namens je werknemers.
Wat vallen er onder loonheffingen?
Loonheffingen is een verzamelnaam. Het gaat om de loonbelasting en premie volksverzekeringen die je inhoudt op het loon, de premies werknemersverzekeringen die je als werkgever afdraagt en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.
Die onderdelen komen samen in één aangifte per tijdvak, met per werknemer een specificatie. Daarom moet de loonadministratie kloppen voordat de aangifte wordt verstuurd, niet erna.
- Loonbelasting en premie volksverzekeringen (inhouding)
- Premies werknemersverzekeringen (werkgeverslast)
- Bijdrage Zorgverzekeringswet
- Eventuele eindheffingen en correcties
De maandelijkse routine
In Nmbrs verwerken we per periode de mutaties: nieuwe medewerkers, uren, ziekte, verlof, vergoedingen en bijtelling. Daarna volgen de loonstroken, de journaalpost voor de boekhouding en de aangifte loonheffingen.
Doordat de loonjournaalpost aansluit op de financiële administratie, zie je de loonkosten meteen terug in je resultaat en blijft de af te dragen loonheffing als verplichting zichtbaar in je balans.
Waar het in de praktijk misgaat
De meeste problemen ontstaan niet door ingewikkelde regels, maar door late aanlevering. Een medewerker die pas na de loonrun wordt gemeld, een gewijzigd contract dat niet is doorgegeven of een vergoeding die zonder afspraak is uitbetaald: alle drie leiden ze tot correcties.
Corrigeren kan, maar kost tijd en zorgt soms voor verschil tussen loonstrook en betaling. Een vaste aanleverdatum per maand voorkomt dat.
- Meld indiensttreding en wijzigingen vóór de loonrun
- Leg arbeidsvoorwaarden schriftelijk vast
- Bewaar identiteitsgegevens en loonheffingsverklaring in het dossier
- Betaal de aangifte op tijd om verzuimboetes te voorkomen
Vergoedingen en de werkkostenregeling
Niet elke vergoeding is belast. Binnen de werkkostenregeling zijn er gerichte vrijstellingen en een vrije ruimte waarbinnen je onbelast kunt vergoeden of verstrekken. Ga je daarboven, dan volgt eindheffing voor de werkgever.
Het is dus verstandig om vergoedingen vooraf te bespreken. Een reiskostenvergoeding, thuiswerkvergoeding of telefoon kan fiscaal prima geregeld worden, mits het goed wordt vastgelegd.